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1）监理部对外发出指令或通知书，必须由总监理工程师审批，注明报送单位，并签名确认；

2）所有发出文件必须要有双方经手人签字；

3）所有发出文件必须留有存根，并交由信息资料员归档保存；

4）对文件需要收文单位回复，而尚未回复的文件，信息资料员应及时提醒监理工程师督促对方回复。